Questions fréquentes

1. Qu'est-ce que l'assurance volontariat gratuite proposée par la Province de Liège ?

Il s'agit d'une couverture d'assurance destinée aux volontaires et aux organisations occupant des volontaires durant leur période d'activité de volontariat.

Celle-ci vise à assurer une protection au volontariat par le biais d'une couverture d'assurance gratuite, et ce, dans divers secteurs du monde associatif de la province.

Le contrat d'assurance garantit la responsabilité civile extracontractuelle à l'égard de tiers qui, aux termes des législations ou des réglementations applicables en Belgique ou à l'étranger, peut être mise à charge :

• de l'organisation lorsque celle-ci assure la gestion administrative et l'organisation des activités assurées ou lorsqu'elle participe à toutes sortes d'opérations découlant ou en rapport avec les activités assurées ;
• des volontaires qui apportent leur collaboration à l'occasion de l'organisation et du déroulement des activités assurées ;
• des parents ou tuteurs des mineurs assurés pour autant qu'ils en soient civilement responsables. La responsabilité directe de ces personnes n'est donc en aucun cas assurée.

Le contrat d'assurance propose également une couverture en matière d'assistance juridique pour l'organisation et les volontaires et en matière de dommages corporels survenus dans le chef de volontaires dans l'exercice de leur activité de volontaire (accident sur le chemin du travail y compris).

2. Que couvre l'assurance volontariat gratuite proposée par la Province de Liège ?

Le contrat d'assurance garantit la responsabilité civile extra contractuelle à l'égard de tiers qui, aux termes des législations ou des réglementations applicables en Belgique ou à l'étranger, peut être mise à charge :

• de l'organisation lorsque celle-ci assure la gestion administrative et l'organisation des activités assurées ou lorsqu'elle participe à toutes sortes d'opérations découlant ou en rapport avec les activités assurées ;
• des volontaires qui apportent leur collaboration à l'occasion de l'organisation et du déroulement des activités assurées ;
• des parents ou tuteurs des mineurs assurés pour autant qu'ils en soient civilement responsables. La responsabilité directe de ces personnes n'est donc en aucun cas assurée.

Le contrat d'assurance propose également une couverture en matière d'assistance juridique pour l'organisation et les volontaires et en matière de dommages corporels survenus dans le chef des volontaires dans l'exercice de leur activité de volontaire. (accident sur le chemin du travail y compris).

3. Que couvre l'assurance responsabilité civile extra- contractuelle ?

L'assurance couvre les dommages corporels et les dégâts matériels ainsi que les dommages conséquents/indirects/consécutifs immatériels causés à des tiers.

Par responsabilité civile, on entend l'obligation qui prescrit la réparation du dommage causé à autrui et qui - existant en dehors de toute obligation contractuelle- découle notamment des articles 1382 à 1386 bis et de l'article 544 du Code civil.

La garantie ne s'applique qu'aux sinistres qui se produisent pendant le travail de volontariat et sur le chemin des activités de volontariat.

Sont considérés comme tiers, les bénéficiaires de la prestation de volontariat, les autres volontaires et/ou collaborateurs et toutes les autres personnes physiques ou morales, à l'exception de l'organisation pour laquelle le bénévole travaille.

Aucune franchise n'est appliquée pour ces sinistres.

4. Que couvre l'assurance accidents corporels ?

Un accident corporel est un événement soudain qui cause des lésions corporelles ou entraîne le décès et dont l'une des causes est extérieure à l'organisation employant le volontaire.

L'assurance interviendra en cas d'accident survenu au volontaire pendant l'exécution d'activités de volontariat ou lors de déplacements aller et retour à l'endroit où ces activités ont lieu.

La Compagnie d'assurance garantit :

• une indemnité en cas de décès,
• une indemnité en cas d'incapacité temporaire ou permanente,
• le remboursement des frais liés aux soins médicaux, en ce compris le transport et le rapatriement .
• condition qu'il existe des lésions corporelles, il y a également un remboursement des dommages aux biens propres jusqu'à 3000 € avec une franchise de 300 €.

Les dommages aux véhicules automoteurs ne sont pas assurés.

La garantie s'applique, même lorsque le bénévole utilise au moment du sinistre un moyen de transport en commun, un véhicule privé comme conducteur ou passager, un vélo ou un vélomoteur.

5. Y- a- t-il l'application d'une franchise pour l'assurance accidents corporels ?

Non sauf dans le cadre de l'assurance accident corporel, en cas d'un remboursement des dommages aux biens propres : franchise de 300 €.

6. Que couvre l'assurance protection juridique ?

La Cie d'assurance garantit, jusqu'à concurrence de 50.000 € par sinistre, le paiement de tous honoraires et frais d'enquête, d'expertises, d'avocat et de procédure pour obtenir réparation, en dehors de tout domaine contractuel, des préjudices subis par les volontaires et les associations durant les activités assurées et sur le chemin de celles-ci, susceptibles de donner lieu à indemnisation, à restitution de biens ou autre forme de réparation de la part d'une personne civilement responsable.

La Cie d'assurance indemnise à concurrence de 15.000 € par sinistre, les dommages subis par les assurés et donnant droit à la garantie « frais de recouvrement », lorsque ces dommages sont causés par des tiers dûment identifiés et reconnus insolvables au terme d'un procès-verbal de carences.

Est également couvert la défense pénale à concurrence de 50.000 €.

7. Qu'entend-on par volontaire ?

Sous l'appellation volontaire ou bénévole, il faut comprendre toute personne physique qui exerce une activité de volontariat étant entendu par volontariat, toute activité exercée sans rétribution, ni obligation, au profit d'une ou plusieurs personnes autres que celle qui exerce l'activité, d'un groupe ou d'une organisation ou encore de la collectivité dans son ensemble et mise sur pied par une organisation autre que le cadre familial ou privé de celui qui exerce l'activité.

Cette activité ne peut être exercée par la même personne et pour la même organisation dans le cadre d'un contrat de travail, d'un contrat de service ou d'une désignation statutaire.

8. Tous les volontaires peuvent-ils bénéficier de l'assurance volontariat gratuite ?

En théorie, oui. Toutefois, il existe une restriction en ce qui concerne l'âge de la personne bénévole. Les volontaires ne peuvent en effet être assurés qu'à partir du jour calendrier où ils atteignent l'âge de 16 ans.

9. Qui peut introduire une demande en vue d'obtenir l'assurance gratuite volontariat ?

Toute association de fait ou personne morale de droit privé, sans but lucratif basée sur le territoire de la Province de Liège, à l'exclusion de la région de langue allemande et qui, pour les besoins d'une activité, fait appel à des volontaires, peut introduire une demande en vue d'obtenir l'assurance gratuite volontariat proposée par la Province de Liège.

Sont cependant exclues du bénéfice de cette assurance :

• Les personnes de droit public.
• Les ASBL qui sont soumises à une influence notable des pouvoirs publics. Par influence notable, on entend :
  1. Les conseils d'administration ou assemblées générales qui sont constitués pour plus de la moitié de leurs membres de représentants des pouvoirs publics ou encore lorsque les organes de gestion sont désignés ou proposés, pour plus de la moitié, par ces mêmes pouvoirs publics.
  2. Les personnes de droit public ou leurs représentants dans la mesure où ils disposent de la majorité des voix dans le conseil d'administration ou à l'assemblée générale.
  3. Plus de la moitié des moyens financiers est à charge du budget provincial et/ou communal et/ou de tout autre pouvoir public.

10. Qu'entend-on précisément par organisation ?

Par organisation, il faut comprendre toute association de fait ou personne morale de droit privé, ne poursuivant pas de but lucratif. Celle-ci peut revêtir la forme

• d'une association sans but lucratif ;
• d'une association de fait qui emploie une ou plusieurs personnes ;
• une association de fait qui est une section d'une association sans but lucratif

11. Qu'entend par association basée en province de Liège?

Par organisation basée en province de Liège, il faut comprendre organisation dont le siège social est situé sur le territoire de la province de Liège hormis la région de langue allemande s'il s'agit d'une association sans but lucratif ou, dans le cas d'une association de fait, dont le responsable est domicilié sur le territoire de la province de Liège hors région germanophone.

12. Toutes les associations peuvent-elles prétendre à l'assurance gratuite volontariat proposée par la Province de Liège ?

Non. Outre le fait que les organisations, pour pouvoir introduire une demande, doivent être obligatoirement basées en province de Liège, il existe toute une série d'organisations qui ne peuvent bénéficier de l'assurance volontariat. Il s'agit, d'une part, des personnes de droit public et, d'autre part, des ASBL "qui sont soumises à une influence notable des pouvoirs publics".

Par influence notable des pouvoirs publics, il faut comprendre :

• les associations dont les conseils d'administration ou assemblée générale est (sont) constitué(s) pour plus de la moitié de leurs membres de représentants des pouvoirs publics ou dont les organes de gestion sont désignés ou proposés, pour plus de la moitié, par ces mêmes pouvoirs publics.
• les personnes de droit public ou leurs représentants dans la mesure où elles disposent de la majorité des voix dans le conseil d'administration ou à l'assemblée générale.
• les associations ou personnes de droit public dont les moyens financiers sont pour plus de la moitié des moyens financiers à charge du budget provincial et/ou communal et/ou de tout autre pouvoir public.

13. Toutes les activités peuvent-elles être couvertes par cette assurance ?

Les conditions suivantes doivent être réunies :

• l'activité doit être exercée en Belgique ou organisée au départ de la Belgique
• l'activité ne peut pas être obligatoire. Elle ne peut être exercée sous contrainte, même légère. La personne choisit les conditions de son engagement, sans que cela puisse donner lieu à une quelconque récompense ou sanction.
• l'activité n'est pas rémunérée,
• l'activité doit être exercée au profit d'une autre personne que le volontaire lui-même, la famille, les amis et les connaissances du volontaire, et l'employeur du volontaire.
• l'activité doit être organisée par une organisation.

La compagnie d'assurance ayant contracté avec la Province exclut certaines activités de la couverture d'assurances (cfr exclusions reprises dans les conditions spéciales de la police d'assurances) - site ETHIAS

14. Les activités pouvant être assurées doivent-elles impérativement se dérouler en province de Liège ?

Non. Il n'est pas obligatoire que les activités pour lesquelles les organisations volontaires sollicitent une assurance se déroulent en province de Liège, ni même sur le sol belge. Celles-ci peuvent avoir une portée mondiale. La seule condition sine qua non est qu'elles soient organisées au départ de la Belgique.

15. Comment se déroule la procédure pour bénéficier de l'assurance gratuite volontariat proposée par la Province de Liège ?

La procédure comprend deux étapes distinctes.

Dans un premier temps, l'organisation devra introduire auprès de la Province une demande d'agréation en précisant la période durant laquelle les activités se dérouleront ainsi que le nombre de journées de volontariat sollicitées et ce, au minimum huit semaines avant le début de l'activité, via le formulaire de demande qui se trouve sur le présent site ou qui peut être demandé par courrier au Service des Assurances et du Patrimoine, rue Georges Clémenceau, 15 à 4000 Liège- Tél : 04/237.21.98.

La province se réserve en effet, un délai de 8 semaines entre la date de la réception par la Province de la demande complète et la communication à l'organisation de la décision du Collège provincial.

En cas d'acceptation du dossier par la Province, l'organisation recevra la notification de la Province de Liège. Elle pourra déclarer directement par téléphone au près de la Compagnie Ethias Assurances (04/220 36 41) les éventuels sinistres survenus lors des activités préalablement agréées par la Province de Liège.

Afin de permettre tant à la Province de Liège qu'à la compagnie d'assurances Ethias de pouvoir exercer un contrôle sur la date d'organisation des activités assurées ainsi que sur le nombre de bénévoles assurés, l'organisation agréée devra faire figurer dans un registre tenu à jour, les mentions (calendrier des activités ainsi que leur descriptif et le nombre de bénévoles par activités organisées) renseignées sur le formulaire d'agréation transmis à la Province de Liège.

Ainsi, en cas de modification du calendrier d'activité ou du nombre de volontaires prévus par activité ( le quota de journées agréées par la Province de Liège ne pouvant cependant être changé), l'organisation sera tenue de modifier le registre.

La Province de Liège et la compagnie d'assurances Ethias ne devront pas être averties de ces modifications intervenues dans le registre, lesquelles se réservent cependant le droit de demander à l'association de consulter le registre à toutes fins de contrôle.

16. Comment introduire la demande pour bénéficier de l'assurance gratuite volontariat auprès de la Province de Liège ?

Les organisations volontaires qui souhaitent assurer l'activité de volontariat via la Province doivent introduire auprès du Collège provincial, huit semaines avant le début de l'activité, une demande d'agréation.

Cette demande d'agréation consiste en un formulaire mis à disposition par la

Province et que l'on peut se procurer :

• via le site web de la Province
• en adressant un courrier au service des assurances et du patrimoine de la Province de Liège (rue Georges Clémenceau, 15 à 4000 Liège), à l'attention de Monsieur Jean-Marc PONCIN.
• en envoyant un courriel à l'adresse suivante : Jean-Marc.Poncin@provincedeliege.be

Restera alors à remplir soigneusement le formulaire et à le renvoyer dûment complété au service des assurances et du patrimoine de la Province de Liège à l'adresse susmentionnée.

17. Comment se procurer le formulaire de demande d'agréation en qualité d'organisation permettant de bénéficier de l'assurance gratuite volontariat auprès de la Province de Liège ?

Le formulaire peut être demandé par écrit auprès du service des assurances et du Patrimoine de la Province de Liège (rue Georges Clémenceau, 15 à 4000 Liège) ou par courriel (Jean-Marc.Poncin@provincedeliege.be).

Le formulaire est également disponible sur ce site.

18. Une fois remplie, auprès de qui la demande d'agréation en qualité d'organisation doit-elle être rentrée ?

Le formulaire dûment rempli doit être envoyé au service des assurances et du Patrimoine de la Province de Liège, Service des Assurances et du Patrimoine, rue Georges Clémenceau, 15 à 4000 Liège, à l'attention de Monsieur Jean-Marc PONCIN.

19. Dans quels délais le formulaire doit-il être introduit auprès des services de la Province de Liège ?

La demande d'agréation doit être rentrée auprès du service des Assurances et du

Patrimoine de la Province de Liège (rue Georges Clémenceau, 15 à 4000 Liège) minimum huit semaines avant le début de l'activité. Le délai ne commencera à courir que si le formulaire est correctement complété.

La Province se réserve un délai de 8 semaines entre la date de la réception par la Province de la demande et la communication à l'organisation de la décision du Collège provincial.

Aussi est-il vivement conseillé aux organisations de planifier, dans la mesure du possible, leur nombre de journées volontariat sur l'année en vue de n'introduire qu'une seule demande et donc de ne pas multiplier les démarches administratives.

20. Mon association organise plusieurs activités à différents moments de l'année. Faut-il recommencer la procédure pour chacune d'entre elles ?

Toute nouvelle demande d'activité implique une nouvelle demande d'agréation auprès du Collège provincial. Aussi est-il vivement conseillé aux organisations de planifier, dans la mesure du possible, leur nombre de journées volontariat sur l'année en vue de n'introduire qu'une seule demande et donc de ne pas multiplier les démarches administratives.

21. Que se passe-t-il une fois la demande de mon organisation introduite auprès des services provinciaux ?

Sur base des renseignements repris dans le formulaire, le Collège provincial statuera et décidera si l'organisation peut être agréée pour l'année en cours et pour un nombre de jours déterminés.

La décision du Collège provincial, qu'elle soit favorable ou pas, est communiquée à l'organisation au plus tard six semaines après la réception par la Province du formulaire de demande dûment complété.

Dans le cas d'une réponse négative, le demandeur en reçoit notification écrite.

Si la réponse est positive, il reçoit, outre la notification de la Province de Liège, via la compagnie d'assurances, un numéro d'accès personnalisé au système extranet d'Ethias, gérant la police d'assurance pour l'année 2010, via lequel, il pourra déclarer directement on line les éventuels sinistres survenus lors des activités préalablement agréées par la Province de Liège.

Par ailleurs, afin de permettre tant à la Province de Liège qu'à la compagnie d'assurances Ethias de pouvoir exercer un contrôle sur la date d'organisation des activités assurées ainsi que sur le nombre de bénévoles assurés, l'organisation agréée devra faire figurer dans un registre tenu à jour, les mentions (calendrier des activités ainsi que leur descriptif et le nombre de bénévoles par activités organisées) renseignées sur le formulaire d'agréation transmis à la Province de Liège.

Ainsi, en cas de modification du calendrier d'activité ou du nombre de volontaires prévus par activité (le quota de journées agréées par la Province de Liège ne pouvant cependant être changé), l'organisation sera tenue de modifier le registre.

La Province de Liège et la compagnie d'assurances Ethias ne devront pas être averties de ces modifications intervenues dans le registre, lesquelles se réservent cependant le droit de demander à l'association de consulter le registre à toutes fins de contrôle.

22. Quid en cas de modification du calendrier d'activité ou du nombre de volontaires prévus par activité dans le formulaire d'agréation transmis à la Province de Liège ?

L'organisation agréée devra faire figurer dans un registre tenu à jour, les mentions (calendrier des activités ainsi que leur descriptif et le nombre de bénévoles par activités organisées) renseignées sur le formulaire d'agréation transmis à la Province de Liège.

Ainsi, en cas de modification du calendrier d'activité ou du nombre de volontaires prévus par activité ( le quota de journées agréées par la Province de Liège ne pouvant cependant être changé), l'organisation sera tenue de modifier le registre.

La Province de Liège et la compagnie d'assurances Ethias ne devront pas être averties de ces modifications intervenues dans le registre, lesquelles se réservent cependant le droit de demander à l'association de consulter le registre à toutes fins de contrôle.

On rappelle aux organisations que s'il s'agit de nouvelles activités ou de jours volontariat supplémentaires non agréés par la Province de Liège, l'organisation devra réintroduire une demande d'agréation selon la procédure prévue à la question 16.

23. Dans quel délai la Province fait-elle part de sa décision ?

La décision du Collège provincial est communiquée à l'organisation au plus tard six semaines après la réception par la Province du formulaire de demande dûment complété.

Dans tous les cas, que cette décision soit favorable ou pas, le demandeur est assuré de recevoir une réponse. Si celle-ci est négative, le demandeur en sera informé. Si elle est, au contraire, positive, il recevra un courrier officiel lui faisant part de son agréation pour l'année 2010 par la Province de Liège.

Par ailleurs, afin de permettre tant à la Province de Liège qu'à la compagnie d'assurances Ethias de pouvoir exercer un contrôle sur la date d'organisation des activités assurées ainsi que sur le nombre de bénévoles assurés, l'organisation agréée devra faire figurer dans un registre tenu à jour, les mentions (calendrier des activités ainsi que leur descriptif et le nombre de bénévoles par activités organisées) renseignées sur le formulaire d'agréation transmis à la Province de Liège.

Ainsi, en cas de modification du calendrier d'activité ou du nombre de volontaires prévus par activité (le quota de journées agréées par la Province de Liège ne pouvant cependant être changé), l'organisation sera tenue de modifier le registre.

24. Que se passe-t-il lorsque la Province a accepté la demande d'agréation ?

Dans le cas d'une décision favorable du Collège provincial, l'organisation recevra via la Province de Liège un courrier officiel lui faisant part de son agréation pour l'année 2010.

Par ailleurs, afin de permettre tant à la Province de Liège qu'à la compagnie d'assurances Ethias de pouvoir exercer un contrôle sur la date d'organisation des activités assurées ainsi que sur le nombre de bénévoles assurés, l'organisation agréée devra faire figurer dans un registre tenu à jour, les mentions (calendrier des activités ainsi que leur descriptif et le nombre de bénévoles par activités organisées) renseignées sur le formulaire d'agréation transmis à la Province de Liège.

Ainsi, en cas de modification du calendrier d'activité ou du nombre de volontaires prévus par activité (le quota de journées agréées par la Province de Liège ne pouvant cependant être changé), l'organisation sera tenue de modifier le registre.

La Province de Liège et la compagnie d'assurances Ethias ne devront pas être averties de ces modifications intervenues dans le registre, lesquelles se réservent cependant le droit de demander à l'association de consulter le registre à toutes fins de contrôle.

25. Que se passe-t-il lorsque la Province refuse la demande d'agréation ?

L'organisation recevra une notification écrite expliquant les raisons de ce refus.

26. Qu'entend-on par journée d'activité de volontariat ?

Par journée de volontariat, il faut comprendre un jour calendrier pendant lequel un volontaire est assuré.

À titre d'exemple, si deux volontaires prestent pendant deux journées, l'organisation devra solliciter quatre journées de volontariat.

27. Les organisations peuvent-elles bénéficier de l'assurance gratuite proposée par la Province de Liège pour un nombre de journées d'activité de volontariat illimité ?

Non. Les organisations agréées disposent d'un quota annuel de 200 journées de volontariat. Chaque organisation peut donc assurer par année civile 200 journées de volontariat au maximum. Le Collège provincial a la possibilité d'adapter le nombre maximum de journées de volontariat par organisation. Cette assurance collective n'est en effet proposée que dans les limites du budget alloué par la Loterie Nationale à l'Association des provinces wallonnes.

Il est important de noter que les journées de volontariat qui n'auront pas été épuisées dans le courant de l'année civile ne peuvent être reportées sur l'année civile suivante.

28. Mon organisation dispose-t-elle d'un recours si sa demande d'agréation est frappée d'une fin de non-recevoir ou encore si le nombre de journées de volontariat octroyé est inférieur à ce qui avait été demandé ?

Oui. Il est toujours possible d'introduire une réclamation auprès du Collège provincial.

29. Quelles démarches mon organisation doit-elle effectuer une fois la demande d'agréation acceptée par la Province ?

Afin de permettre tant à la Province de Liège qu'à la compagnie d'assurances Ethias de pouvoir exercer un contrôle sur la date d'organisation des activités assurées ainsi que sur le nombre de bénévoles assurés, l'organisation agréée devra faire figurer dans un registre tenu à jour, les mentions (calendrier des activités ainsi que leur descriptif et le nombre de bénévoles par activités organisées) renseignées sur le formulaire d'agréation transmis à la Province de Liège.

Ainsi, en cas de modification du calendrier d'activité ou du nombre de volontaires prévus par activité ( le quota de journées agréées par la Province de Liège ne pouvant cependant être changé), il y aura lieu de modifier le registre.

La Province de Liège et la compagnie d'assurances Ethias ne devront pas être averties de ces modifications intervenues dans le registre, lesquelles se réservent cependant le droit de demander à l'association de consulter le registre à toutes fins de contrôle.

30. L'agréation de mon organisation par la Province peut-elle lui être retirée ?

Oui. Si dans le cadre d'une inspection, il est fait le constat de pratiques abusives, malhonnêtes, mensongères, frauduleuses, racistes ou contraires à la loi ou aux bonnes moeurs dans le chef d'une organisation, le Collège provincial peut retirer son agréation à l'organisation en question.

De même, si les informations transmises par l'organisation ne sont pas sincères, véritables et complètes, l'organisation peut également perdre son agréation ou se voir refuser la couverture d'assurance proposée, ou réduire les prestations assurées.

31. Que faire en cas de sinistre ?

En cas de sinistre, il convient d'effectuer, dans les 8 jours du sinistre, une déclaration directement auprès de la compagnie d'assurances, au 04/220 36 41.

Si les organisations optent pour la version papier, la déclaration de sinistre devra être envoyée dans les 8 jours suivant le sinistre à l'adresse suivante : Ethias- service 1172, rue des Croisiers, 24 à 4000 Liège.

32. Je souhaite des informations complémentaires. Auprès de qui me renseigner ?

Pour tout renseignement complémentaire concernant l'intervention provinciale: service des Assurances et du Patrimoine de la Province de Liège - rue Georges Clémenceau, 13 à 4000 Liège - Tél.: 04/220.21.98.

Pour toute information concernant :

• la couverture d'assurance, les garanties souscrites et les conditions particulières du contrat : Ethias-service 1152, rue des Croisiers, 24 à 4000 Liège
  Tél. 04/220.81.71, fax : 04/220.30.16, e-mail : contrat.rcac@ethias.be;
• en cas de sinistre : 04/220.36.41 fax. : 04/220.30.23.