Comment?

Le Collège a voulu d'une procédure toute simple

Pour bénéficier de cette assurance, pas de long parcours du combattant, ni de démarches administratives interminables. Non, il suffit simplement de remplir un formulaire - une demande d'agréation en qualité d'organisation - disponible sur ce site ou auprès du service des assurances et du Patrimoine de la Province de Liège : rue Georges Clémenceau, 13 à 4000 Liège, numéro de téléphone : 04/237.21.98).

Une fois rempli il restera alors à le renvoyer auprès dudit service à l'adresse susmentionnée, et ce, au moins 8 semaines avant le début de l'activité, la Province se réserve en effet un délai de 6 semaines entre le moment de la demande et la communication de la décision du Collège Provincial.

A la demande de la Société Ethias, qui a remporté ce marché d'assurance pour 2010, il est vivement conseillé aux organisations de planifier leur nombre de journées volontariat sur l'année en vue de n'introduire qu'une seule demande et donc de ne pas multiplier les démarches administratives

Sur base des données communiquées dans le formulaire de demande, la Province décidera si l'organisation est agréée ou on et donc, si elle peut ou non bénéficier de cette assurance pour un nombre déterminé de journées volontariat. L'organisation sera bien sûr avertie de la décision de la Province. En cas d'agréation, l'organisation recevra directement via la Compagnie d'assurances Ethias, gérant cette police d'assurance pour l'année 2010, un numéro d'agréation ainsi qu'un numéro d'accès personnalisé au système extranet d'Ethias, via lequel, elle pourra déclarer directement en toute confidentialité on line les éventuels sinistres survenus lors des activités préalablement agréées par la Province de Liège. Le sinistre soit être déclaré dans les 8 jours de celui-ci.

La référence de 200 jours (soit 1 fois 200 jours ou 200 fois 1 jour ou toute autre variante) est selon la Loterie Nationale celle qui permet le mieux de rencontrer le critère du bénévolat, d'où ce chiffre minime pour de grosses associations est énorme pour les associations occasionnelles.

C'est bien la Compagnie d'assurance (Ethias pour 2010) qui instruira les déclarations, enregistrera le nombre de jours volontariat (maximum 200 jours), prendra contact avec vos associations en cas de problème (déclaration incomplètes, dépassement du contingent de journée)

Pour les organisations n'ayant pas accès à intranet, il leur sera toujours possible de déclarer leurs sinistres directement auprès de la Société Ethias par le biais d'un formulaire « papier ». Ce formulaire peut être demandé auprès de la Compagnie Ethias (téléphone 04/220.30.82) ou auprès de la Province de Liège rue Georges Clémenceau, 13 à 4000 Liège (téléphone 04/237.21.98).

Si les organisations optent pour la version papier, la déclaration de sinistre devra être envoyée dans les 8 jours suivant le sinistre à l'adresse suivante : Ethias - Service 1172, rue des Croisiers, 24 à 4000 Liège. Toutes les organisations devront faire figurer dans un registre tenu constamment à jour, les mentions (calendrier des activités ainsi que leur descriptif et le nombre de bénévoles par activités organisées) renseignées sur le formulaire d'agréation transmis à la Province de Liège, ceci afin de lui permettre ainsi qu'à la Compagnie Ethias de procéder à un contrôle sur la date d'organisation des activités assurées ainsi que sur le nombre de volontaires assurés.

Ainsi, en cas de modification du calendrier d'activité ou du nombre de volontaires prévus par activité ( le quota de journées agréées par la Province de Liège ne pouvant cependant être changé), l'organisation sera tenue de modifier le registre.

La Province de Liège et la Compagnie d'assurance Ethias ne devront pas être averties des ces modifications intervenues dans le registre, lesquelles se réservent cependant le droit de demander à l'association de consulter le registre à toutes fins de contrôle.

Il est important de rappeler que, si dans le cadre d'une inspection, il est fait le constat de pratiques malhonnêtes, mensongères, frauduleuses, racistes ou contraires à la loi ou aux bonnes mœurs dans le chef d'une organisation, le Collège Provincial peut retirer son agréation à l'organisation en question.

De même, si les informations transmises par l'association ne sont pas sincères, véritables et complètes, l'association peut perdre son agréation ou se voir refuser la couverture d'assurance proposée.

Télécharger le formulaire de demande